Menulisi SKHUN dengan Mail merge

Sekarang ini sekolah-sekolah pasti sibuk menulisi SKHUN (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional) dan Ijazah.

Agak repot memang kalo harus tulis tangan dan mungkin rentan akan kesalahan tulis

berikut ini saya akan coba memberikan cara menulisi SKHAUN, langsugn kita mulai:

gambar 1

1. Siapkan data dalam bentuk file exel dengan bari judul sesuai item yang akan di jadikan field pada mail merge seperti: Nomor, Nama sekolah, Nama, Ttl, NamaOrtu dan lain-lain seperti pada gambar 1 di atas
2. Isikan data pada tabel excel tersebut [gunakan rumus fungsi yang sesuai jika perlu]
3. ubah nilai angka menjadi text pada kolom baru sesuai banyaknya kolom [misal Pkn menjadi kolom PknB dengan rumus =text(cell;"#0,00#)
   contoh: =TEXT(F2;"#0,00#")
4. untuk mengubh angka ke text gunakan tabel konversi dan perintah gabungan Concatenate+Left+VlookUp sebagai contoh: =CONCATENATE(VLOOKUP(LEFT(W2;1);Konversi;2);" ";VLOOKUP(MID(W2;2;1);Konversi;2);" koma ";VLOOKUP(MID(W2;4;1);Konversi;2);" ";VLOOKUP(RIGHT(W2;1);Konversi;2))
   seperti pada gambar1 di atas
   [konversi merupakan tabel array untuk vlookup yang berisi 1 satu; 2 dua; 3 tiga dan seterusnya]
5. setelah selesai membuat tabel data simpan file tersebut di folder yang Anda mudan mengingatnya
6. buka file Word untuk membuat master seperti lembaran SKHUN atau IJAZAH yang tersedia dengan memformat text font warna putih untuk text yang ada di lembar SKAHUN
7. Lakukan langkah-langkah mail merge sbb:
• Klik tab ribbon Mailing
• pilih Select Recipients klik Use_Exiting List
• Arahkan folder file data ke file excel yang telah Anda buat pilih sheet yang sesuai dengan data yang diinginkan
• tempatkan cursor di dokumen yang Anda kehendaki sesuai SKHUN kemudian pilih Insert merge Field dan klik field yang seseuai
• untuk melihat hasil sementara klik icon Preview Result
• untuk Print ke dokumen SKHUN coba dulu di kertas kosong dengan carak klik Finish merge dengan memilih to Print

Selamat mencoba semoga bermanfaat.

sebagai contoh saya sertakan dan dapat di download di sini